Surabaya, Bhirawa
Transformasi digital kini tidak lagi menjadi kebutuhan eksklusif dunia industri maupun perusahaan besar. Lingkungan pendidikan, termasuk pengelolaan asrama mahasiswa, juga dituntut beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi agar tata kelola semakin efektif, efisien, dan akuntabel.
Semangat tersebut diwujudkan melalui kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (Abdimas) yang diselenggarakan Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur di Asrama Mahasiswa Nusantara (AMN) Surabaya, Kamis (12/6/2026).
Mengusung tema “Edukasi Digitalisasi Manajemen Aset Melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi bagi Pengelola Asrama AMN”, kegiatan ini menjadi langkah awal membangun ekosistem pengelolaan aset berbasis digital yang adaptif terhadap kebutuhan operasional asrama.
Program tersebut digagas oleh tim dosen Program Studi Sistem Informasi UPN “Veteran” Jawa Timur yang terdiri atas Seftin Fitri Ana Wati, Anita Wulansari, Abdul Rezha Efrat Najaf, Anindo Saka Fitri, dan Asif Faroqi.
Menjawab Tantangan Pengelolaan Asrama Modern
Sebagai hunian mahasiswa penerima beasiswa dari berbagai perguruan tinggi negeri di Surabaya, AMN memiliki beragam fasilitas yang harus dikelola secara optimal.
Mulai dari inventaris kamar, sarana penunjang, hingga berbagai aset operasional yang terus bertambah setiap tahunnya. Kompleksitas tersebut menjadi alasan penting perlunya sistem pengelolaan aset yang lebih modern dan terdigitalisasi.
Untuk itu, kegiatan abdimas melibatkan secara langsung Tim SIMANTARA AMN Surabaya yang selama ini bertugas mengembangkan digitalisasi layanan asrama.
Tim yang terdiri atas Dhian Satria Yudha Kartika, Faiza Nuril Abshrar, Hasan, Ahmad Bukhari, Fredy, Andhika Kyo Putra, Rofi’i, Sherina Abel, dan Ika Devi mengikuti seluruh rangkaian kegiatan melalui diskusi interaktif bersama tim dosen.
Berbagai persoalan yang selama ini dihadapi dalam pengelolaan aset dibahas secara mendalam sebagai bahan penyusunan arah pengembangan sistem informasi ke depan.
Empat Pilar Menuju Smart Asset Management
Materi yang disampaikan dalam kegiatan tersebut disusun secara sistematis melalui empat tahapan utama agar mudah diimplementasikan oleh pengelola asrama.
Tahap pertama membahas pentingnya transformasi digital dalam pengelolaan aset, yakni mengubah sistem pencatatan konvensional menjadi sistem informasi yang terintegrasi sehingga data lebih mudah diakses dan diperbarui.
Selanjutnya peserta memperoleh pemahaman mengenai tata kelola data aset, mulai dari proses identifikasi, klasifikasi, standardisasi format data hingga pentingnya menjaga konsistensi informasi sebelum seluruh aset dimigrasikan ke sistem digital.
Materi berikutnya menitikberatkan pada pemanfaatan sistem informasi dalam monitoring aset, termasuk pencatatan kondisi fisik, riwayat pemeliharaan, hingga penyusunan laporan yang terpusat sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.
Sementara pada sesi terakhir, peserta diperkenalkan dengan konsep Smart Asset Management, yakni pengelolaan aset berbasis teknologi modern melalui penggunaan QR Code sebagai identitas digital aset, aplikasi berbasis web maupun mobile, database terpusat, hingga dashboard visual yang mampu menyajikan informasi secara cepat dan akurat.
Roadmap Pengembangan SIMANTARA
Diskusi yang berlangsung interaktif menghasilkan sejumlah rekomendasi strategis sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Nusantara (SIMANTARA).
Beberapa kebutuhan utama yang berhasil dipetakan meliputi penyusunan data aset yang lebih terstruktur, sentralisasi seluruh data ke dalam satu basis data, monitoring kondisi dan riwayat pemeliharaan aset secara berkelanjutan, implementasi identifikasi digital berbasis QR Code, hingga penyajian laporan melalui dashboard yang informatif.
Menurut tim pelaksana, transformasi digital bukan hanya persoalan menghadirkan aplikasi baru, tetapi membangun budaya pengelolaan data yang berkelanjutan.
“Transformasi digital di AMN Surabaya bukan sekadar menyediakan aplikasi baru, melainkan membangun kesiapan sumber daya manusia agar mampu memanfaatkan data operasional secara konsisten, akurat, dan berkelanjutan.”
Pendampingan Berkelanjutan
Sebagai tindak lanjut kegiatan pengabdian, tim dosen merekomendasikan agar pengembangan SIMANTARA dilakukan secara bertahap, dimulai dari pembenahan tata kelola data, pengembangan fitur monitoring aset, hingga integrasi teknologi identifikasi digital berbasis QR Code.
Selain penguatan teknologi, peningkatan kapasitas sumber daya manusia juga menjadi fokus utama agar sistem yang dikembangkan benar-benar dapat diimplementasikan secara optimal.
Melalui sinergi antara perguruan tinggi dan pengelola asrama, kegiatan ini diharapkan mampu menjadi fondasi bagi terwujudnya tata kelola aset yang lebih modern, transparan, dan berkelanjutan. Di sisi lain, kolaborasi ini sekaligus menegaskan komitmen UPN “Veteran” Jawa Timur dalam menghadirkan inovasi dan solusi berbasis teknologi informasi yang memberikan manfaat nyata bagi masyarakat melalui implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi. [dre]
