Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan, Inisiator Komunitas Peduli Kedaulatan Arsip Negara (KOPIDARA, dan Mantan ASN Pemprov Jatim
Tanggal 2 Mei baru saja berlalu. Setiap tahun, bangsa ini memperingati Hari Pendidikan Nasional sebagai momentum untuk memuliakan peran guru sekaligus meneguhkan komitmen negara dalam mewujudkan cita-cita kemerdekaan sebagaimana tertuang dalam Pembukaan UUD 1945, yakni mencerdaskan kehidupan bangsa.
Namun, di balik pidato-pidato seremonial dan slogan yang terus diulang-“guru adalah pahlawan tanpa tanda jasa”-tersimpan satu realitas sunyi yang jarang mendapat perhatian: ketidakadilan dalam tata kelola arsip pendidikan. Persoalan ini tampak teknis dan administratif, tetapi sesungguhnya memiliki dampak struktural yang serius. Beban pengelolaan arsip di sekolah masih bertumpu secara tidak proporsional pada individu guru, tanpa diimbangi dengan dukungan sistem yang memadai.
Di sinilah ironi itu muncul: di tengah tuntutan profesionalisme yang semakin tinggi, guru justru dibebani kerja-kerja administratif yang menyita waktu, energi, dan perhatian dari tugas utamanya sebagai pendidik.
Guru dan Beban Arsip Individual
Dalam praktik keseharian, guru tidak hanya berperan sebagai pengajar. Ia juga menjadi produsen sekaligus pengelola arsip. Setiap aktivitas pembelajaran menghasilkan dokumen: rencana pelaksanaan pembelajaran, instrumen evaluasi, hasil penilaian, rekapitulasi nilai, laporan perkembangan siswa, hingga dokumentasi kegiatan akademik.
Semua dokumen tersebut bukan sekadar catatan biasa. Ia merupakan arsip yang memiliki nilai administratif, hukum, bahkan historis. Arsip-arsip ini menjadi dasar dalam menjamin hak peserta didik-terutama terkait ijazah, rapor, dan rekam jejak pendidikan mereka.
Namun persoalannya, sistem pengelolaan arsip di banyak satuan pendidikan belum terbangun secara memadai. Tidak semua sekolah memiliki standar tata kelola arsip yang jelas, standar operasional prosedur yang baku, fasilitas penyimpanan yang layak, maupun dukungan tenaga profesional di bidang kearsipan.
Akibatnya, guru bekerja dalam situasi self-managed records, yaitu mengelola arsip secara mandiri dengan sumber daya terbatas. Dalam kondisi tertentu, arsip sekolah bahkan tersimpan di rumah pribadi guru karena keterbatasan ruang di sekolah. Ini bukan hanya persoalan teknis, tetapi menunjukkan lemahnya perhatian terhadap tata kelola arsip sebagai bagian penting dari sistem pendidikan.
Di titik ini, muncul sebuah paradoks. Guru yang seharusnya berfokus pada proses pembelajaran justru terseret dalam beban administratif yang kompleks. Selain tugas pedagogis, mereka juga harus menghadapi beban semi-pembelajaran seperti pelatihan, uji kompetensi, tugas wali kelas, dan pendampingan kegiatan siswa.
Lebih jauh lagi, terdapat beban non-pembelajaran yang tidak kalah besar, seperti pengelolaan data dalam sistem Dapodik, administrasi kepegawaian, serta pemberkasan tunjangan profesi. Semua ini menuntut ketelitian, konsistensi, dan tanggung jawab tinggi.
Dengan kata lain, guru tidak hanya dituntut profesional dalam mendidik, tetapi juga presisi dalam mengelola arsip-tanpa dukungan sistem yang memadai. Dampaknya nyata: waktu untuk merancang pembelajaran berkurang, jam kerja memanjang, interaksi pedagogis terganggu, dan tekanan kerja meningkat. Dalam kondisi tertentu, beban ini bahkan berpotensi menghambat pengembangan sekolah itu sendiri.
Perbandingan Kelembagaan: Praktik di DPR
Untuk memahami ketimpangan ini secara lebih jernih, kita dapat melihat praktik di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Lembaga ini juga menghasilkan arsip dalam jumlah besar melalui aktivitas legislasi, pengawasan, dan representasi.
Namun, pengelolaan arsip di lingkungan DPR tidak dibebankan pada individu anggota dewan. Melalui Sekretariat Jenderal DPR RI, tersedia dukungan kelembagaan berupa sistem, sumber daya manusia, serta infrastruktur kearsipan yang memadai.
Dalam konteks ini, terdapat distribusi peran yang jelas. Individu tetap bertanggung jawab atas penciptaan arsip, tetapi pengelolaannya ditangani oleh unit khusus yang memiliki kompetensi dan sumber daya.
Perbandingan ini menunjukkan bahwa persoalan utama bukan terletak pada banyaknya arsip yang dihasilkan, melainkan pada bagaimana sistem mengelolanya. Ketika sistem bekerja dengan baik, beban individu dapat diminimalkan tanpa mengurangi akuntabilitas.
Di lingkungan sekolah, kondisi yang terjadi justru sebaliknya. Guru menghadapi tiga lapis beban sekaligus: menciptakan arsip, mengelola arsip, dan mempertanggungjawabkan arsip.Fungsi-fungsi ini tidak terdistribusi secara proporsional karena tata kelola arsip belum sepenuhnya mengacu pada prinsip-prinsip kearsipan yang baik. Padahal, secara normatif, pengelolaan arsip telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menegaskan pentingnya pengelolaan arsip secara sistematis, terstandar, dan bertanggung jawab.
Ketimpangan ini menjadi semakin serius ketika akuntabilitas tetap dibebankan kepada guru secara individual, sementara dukungan sistem tidak setara. Guru harus siap menghadapi audit, akreditasi, dan evaluasi berbasis dokumen, meskipun infrastruktur kearsipan di sekolah belum memadai.
Tanpa disadari, kondisi ini menciptakan bentuk ketidakadilan struktural: tanggung jawab besar tanpa dukungan yang sepadan.
Dampak terhadap Kualitas Pendidikan
Ketika guru dibebani secara berlebihan oleh kerja-kerja administratif kearsipan, yang tergerus bukan hanya waktu, tetapi juga kualitas pendidikan itu sendiri. Energi yang seharusnya digunakan untuk merancang pembelajaran kreatif, memahami kebutuhan siswa, dan melakukan refleksi pedagogis justru tersedot untuk memenuhi tuntutan dokumentasi.
Dalam jangka panjang, kondisi ini berpotensi melahirkan budaya kerja formalistik. Arsip dibuat sekadar untuk memenuhi kewajiban administratif, bukan sebagai instrumen pembelajaran dan refleksi. Akibatnya, arsip kehilangan makna substantifnya, dan pendidikan kehilangan ruhnya.
Lebih jauh, situasi ini dapat memengaruhi motivasi dan kesejahteraan psikologis guru. Beban kerja yang berlapis tanpa dukungan memadai berpotensi menimbulkan kelelahan, stres, dan penurunan kinerja. Pada akhirnya, yang dirugikan bukan hanya guru, tetapi juga peserta didik dan sistem pendidikan secara keseluruhan.
Persoalan ini tidak dapat diselesaikan hanya dengan imbauan atau penyesuaian teknis. Diperlukan pendekatan struktural yang menempatkan tata kelola arsip sebagai bagian integral dari reformasi pendidikan.Beberapa langkah yang dapat dipertimbangkan antara lain: (1) penguatan sistem kearsipan sekolah berbasis digital yang terstandar dan terintegrasi; (2) penyediaan tenaga pengelola arsip atau penguatan fungsi tata usaha di setiap satuan pendidikan; (3) penyederhanaan beban administrasi guru tanpa mengurangi prinsip akuntabilitas; dan (4) integrasi sistem pelaporan untuk menghindari duplikasi dan redundansi data.
Lebih jauh, negara perlu menempatkan arsip sebagai infrastruktur penting dalam pendidikan, bukan sekadar produk sampingan administrasi. Arsip yang autentik, utuh, dan reliabel merupakan fondasi bagi perlindungan hak peserta didik serta akuntabilitas lembaga pendidikan.Dengan demikian, tanggung jawab pengelolaan arsip seharusnya menjadi tanggung jawab sistem, bukan dibebankan secara individual kepada guru.
Peringatan Hari Pendidikan Nasional seharusnya tidak berhenti pada simbol dan slogan. Memuliakan guru tidak cukup dengan penghormatan verbal, tetapi harus diwujudkan melalui kebijakan yang adil dan sistem yang mendukung.
Jika kita sungguh-sungguh ingin meningkatkan kualitas pendidikan, maka kita juga harus serius memperbaiki sistem yang menopangnya, termasuk dalam tata kelola arsip sekolah. Sebab pada akhirnya, keadilan dalam kearsipan adalah bagian dari keadilan dalam pendidikan itu sendiri.Di situlah makna sejati Hari Pendidikan Nasional: bukan hanya mengenang jasa guru, tetapi memastikan mereka bekerja dalam sistem yang layak, adil, dan memanusiakan.
————– *** —————–
