Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan, Purnabakti ASN Jatim dan Inisiator Kumunitas Kedaulatan Arsip Negara.
Setiap organisasi sebesar Nahdlatul Ulama (NU) lazimnya memiliki dua kehidupan: apa yang dikerjakannya hari ini dan apa yang kelak diingat orang di kemudian hari. Dalam perjalanan satu abad (1926-2026), NU telah mengarungi berbagai fase krusial: pendiriannya sebagai gerakan keagamaan-kemasyarakatan, transformasinya menjadi partai politik pada 1952, hingga keputusan monumental kembali ke Khittah 1926 pada tahun 1984.
Dalam Muktamar ke-35 NU tahun 2026 di Jombang yang mengusung tema “Menjaga Marwah, Memperkaya Khidmah untuk Kemaslahatan Bangsa”, sebuah pertanyaan fundamental patut diajukan: bagaimana seluruh perjalanan khidmah yang begitu luas itu dibuktikan, dipertanggungjawabkan, dan diwariskan?
Di titik inilah arsip menemukan signifikansinya. Khidmah yang tidak terekam dengan baik akan menguap menjadi sekadar tuturan lisan. Sebaliknya, khidmah yang terdokumentasi secara tertib dan autentik akan menjadi bukti sejarah, sumber pembelajaran, dan fondasi akuntabilitas organisasi.
Cermin Kearsipan Organisasi
Penelusuran awal penulis terhadap sumber kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menunjukkan bahwa arsip NU yang tersimpan sebagai arsip statis sejak 29 Agustus 1983 baru mencakup periode 1948-1979. Jumlahnya mencapai 9,4 meter lari (sekitar 47 boks besar) dengan 1.299 nomor akses. Data ini mencatat rekam jejak NU saat berkiprah sebagai partai politik hingga menjelang kembali ke Khittah.
Namun demikian, dokumen-dokumen sebagai bukti kerja jam’iyyah di luar periode tersebut belum tersimpan sebagai bagian dari Memori Kolektif Bangsa (MKB). Bukan tidak mungkin sebagian besar arsip-arsip NU masih tersimpan di internal organisasi atau berada di tangan perseorangan pengurus. Fakta ini menjadi cermin penting bagi perbaikan tata kelola administrasi NU. Oleh karena itu, kesadaran kearsipan tidak boleh berhenti sebagai wacana, melainkan harus diperjuangkan secara melembaga.
Marwah Menuntut Bukti, Khidmah Meninggalkan Jejak
Marwah organisasi sering diartikan sebagai kehormatan dan kewibawaan. Namun, marwah tidak cukup dibina melalui pernyataan pers atau pencitraan public. Marwah membutuhkan evidence (bukti autentik). Bukti-bukti dimaksud dapat menunjukkan kekhasan NU tentang tradisi keilmuan berbasis pesantren, kiai, dan kultur keislaman Nusantara.
Perjuangan para ulama, keputusan bahtsul masail, rekam jejak sosial-keagamaan NU dalam merespons dinamika zaman dan kebangsaan, dinamika lembaga, korespendensi antar kiyai, hingga jaringan pelayanan di bidang pendidikan, kesehatan, dan ekonomi adalah aset sejarah yang tak ternilai. Ketika arsip hilang, yang lenyap bukan sekadar lembaran kertas, melainkan bukti keputusannya, konteks peristiwanya, dan identitas organisasinya.
Memperkaya khidmah juga berarti memastikan setiap pengabdian meninggalkan jejak yang dapat diukur dan dipelajari. Seluruh aktivitas jam’iyyah-mulai dari tingkatan PBNU hingga badan otonom dan pengurus ranting-seharusnya dipikirkan dokumentasinya sejak program dirancang, bukan sekadar tugas administratif tetapi sebagai tugas strategis organisasi.
Tata kelola arsip nantinya harus mampu mengubah klaim keberhasilan menjadi bukti kemaslahatan. Ketika NU menyatakan hadir dalam mitigasi bencana atau pemberdayaan warga, arsip mendokumentasikan secara rinci kapan, di mana, kepada siapa, dan bagaimana dampak kemaslahatan itu dihadirkan.
Dengan demikian, arsip mengubah klaim verbal menjadi bukti kemaslahatan yang dapat diukur, dievaluasi, dan dipelajari
Ancaman Kerentanan Arsip
Realitas di lapangan menunjukkan dua kerentanan utama yang mendesak untuk ditangani:
Pertama, privatisasi memori kelembagaan. Sangat mungkin banyak dokumen penting era awal pendirian NU hingga kini tersimpan sebagai koleksi pribadi para kiyai di pesantren atau tokoh NU. Ketika sang kiai wafat atau terjadi pergantian kepengurusan di tingkat MWC maupun PCNU, arsip tersebut rawan tercecer, rusak, atau bahkan hilang.
Kedua, perangkap dokumentasi digital tanpa standar. Di era modern, ribuan kegiatan NU terekam di media sosial, grup percakapan digital, dan platform video. Namun, tanpa digital preservation (preservasi digital) yang terstandar, rekam jejak digital tersebut sangat rapuh dan mudah hilang saat akun terhapus, perangkat rusak, atau platform berganti.
Fungsi Memori Kelembagaan
Guna mencegah amnesia sejarah-di mana organisasi tetap hidup namun memorinya perlahan mati-pengelolaan arsip NU perlu diposisikan secara strategis dalam lima fungsi utama:
Pertama, bukti organisasi. Arsip menjadi dasar untuk membuktikan keputusan, kegiatan, kewenangan, dan pertanggungjawaban.
Kedua, memori organisasi. Arsip menyimpan perjalanan NU sehingga sejarah tidak hanya bergantung pada ingatan individual.
Ketiga, sumber pembelajaran. Program masa lalu dapat dievaluasi berdasarkan rekam jejak yang tersedia.
Keempat, sumber legitimasi. Keputusan dan sikap organisasi dapat ditelusuri berdasarkan dokumen yang autentik.
Kelima, sumber pengetahuan bangsa. Arsip NU bukan hanya milik NU. Sebagian perjalanan NU merupakan bagian dari sejarah masyarakat dan bangsa Indonesia.
Karena itu, semakin besar sebuah organisasi, semakin besar pula tanggung jawabnya untuk menjaga arsipnya.
Strategi Menuju Kedaulatan Arsip NU
Muktamar ke-35 harus menjadi titik balik dari sekadar “tertib administrasi” menuju “kedaulatan arsip” NU. Kedaulatan arsip berarti kemampuan jam’iyyah menguasai, mengamankan, merawat, dan menyajikan bukti autentik sejarahnya sendiri secara mandiri. Untuk mewujudkan hal tersebut, beberapa langkah strategis perlu ditempuh:
1.Kebijakan Kearsipan Terpadu: Menyusun pedoman kearsipan yang mengikat dari tingkat pusat hingga Ranting dan Badan Otonom.
2.Pemetaan Arsip Bernilai Sejarah: Menginventarisasi dokumen pendirian, naskah bahtsul masail, manuskrip ulama, dan arsip pesantren.
3.Digitalisasi dan Preservasi Digital: Membangun sistem kearsipan digital yang andal agar dokumen elektronik tidak hilang saat terjadi pergantian pengurus atau alih teknologi.
4.Penyelamatan Arsip Tokoh dan Pesantren: Mendokumentasikan korespondensi, catatan harian, dan karya para kiai/tokoh NU.
5.Pusat Memori dan Dokumentasi NU: Mendirikan lembaga atau unit kerja khusus yang tidak hanya menyimpan, tetapi juga mengolah arsip menjadi sumber pengetahuan publik.
6.Penguatan SDM dan Pengeluaran Kebijakan Retensi: Melatih tenaga kearsipan profesional serta menentukan jadwal retensi arsip (jadwal simpan dan musnah) secara terukur dan baku.
Penutup
Keberhasilan khidmah pada akhirnya tidak hanya diukur dari berapa banyak kegiatan yang diselenggarakan hari ini, tetapi juga dari sejauh mana jejak pengabdian tersebut tertata dan diwariskan. Khidmah yang baik menghasilkan manfaat; khidmah yang terdokumentasi menghasilkan pengetahuan; dan khidmah yang terarsip dengan baik mengabadikan bukti sejarah.
Menjaga arsip NU adalah bagian dari menjaga kehormatan organisasi dan merawat memori perjuangan para muassis serta ulama. Suatu hari nanti, ketika para pelaku sejarah telah tiada, arsip yang autentik dan berdaulat itulah yang akan terus berbicara menyuarakan kebenaran.
—————– *** ——————