Surabaya, Bhirawa
Sebagai upaya mendukung efisiensi birokrasi dan transparansi di lingkungan pemerintahan, mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya, Putri Septya Ning Tias melaksanakan program magang intensif di Inspektorat Provinsi Jawa Timur.
Kegiatan yang berlangsung selama tiga bulan ini berfokus pada pilar krusial tata usaha, yakni optimalisasi pengelolaan serta pengarsipan data informasi internal instansi. Inspektorat Provinsi Jawa Timur memegang peranan yang sangat strategis sebagai Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang bertanggung jawab langsung kepada Gubernur.
Melalui kedudukan tersebut, ketertiban administrasi dan pengelolaan dokumen internal menjadi fondasi utama dalam menunjang fungsi pengawasan, penjaminan mutu (quality assurance), serta pemeriksaan kinerja pemerintahan daerah. Dalam pelaksanaan program kerja yang mengacu pada rencana kegiatan magangnya, Putri terlibat langsung dalam dua area utama administrasi instansi yakni Manajemen Kearsipan Surat Dinas Internal dan Tata Kelola Pengarsipan dan Verifikasi Dokumen Keuangan.
Putri mengawali aktivitasnya dengan melakukan penanganan arus surat masuk dan keluar. Proses ini meliputi pencatatan serta registrasi ke dalam buku agenda kembar, melakukan klasifikasi dan kodefikasi berkas berdasarkan pedoman tata naskah dinas, hingga menyiapkan lembar disposisi untuk didistribusikan kepada pimpinan atau Inspektur Pembantu (Irban) Wilayah.
Tidak hanya mengelola dokumen fisik, ia juga melakukan akselerasi digital melalui pemindaian (scanning) dokumen-dokumen dinas penting untuk disimpan ke dalam direktori softcopy sebagai langkah preventif (backup data).
Mengingat Inspektorat merupakan instansi pengawas, akuntabilitas keuangan menjadi prioritas tinggi.
Putri berkontribusi aktif dalam memeriksa dan memverifikasi kelengkapan administrasi berkas Surat Pertanggungjawaban (SPJ) pengeluaran dinas, memastikan kecocokan lampiran seperti nota belanja, kuitansi, faktur pajak, hingga Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) para auditor.
Berkas yang dinyatakan lengkap kemudian dikelompokkan secara terstruktur berdasarkan rumpun mata anggaran dan kode rekening belanja, lalu ditata ke dalam ordner permanen yang telah diberi label informasi detail. Selain kedua program utama tersebut, Putri juga berkesempatan melakukan pemeliharaan ruang arsip (stock opname arsip) untuk memisahkan berkas aktif dan inaktif , serta menguji efektivitas sistem kearsipan melalui proses pencarian kembali (retrieval) dokumen untuk kebutuhan evaluasi internal instansi.
Melalui keterlibatan aktif ini, program magang tersebut tidak hanya membantu mengurai beban kerja administratif di Subbagian Tata Usaha Inspektorat , tetapi juga menjadi jembatan bagi Putri untuk menerapkan teori komunikasi organisasi dan administrasi dari bangku perkuliahan ke dalam realitas dunia kerja profesional.
Rangkaian kegiatan magang ini ditutup dengan proses evaluasi akhir bersama pembimbing lapangan serta penyerahan tanda terima kasih kepada segenap jajaran pimpinan dan staf Inspektorat Provinsi Jawa Timur. Pengalaman praktis ini diharapkan dapat memperkuat kesiapan mahasiswa dalam memasuki dunia kerja profesional birokrasi dengan integritas dan keterampilan yang kompeten. [why]
