Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan dan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia Wilayah Jawa Timur
Pembelajaran dari Jepang untuk Jawa Timur
Bencana alam merupakan kenyataan geografis yang tak terhindarkan di wilayah seperti Jawa Timur yang rawan gempa, banjir, dan erupsi vulkanik. Ketika bencana terjadi, fokus utama seringkali tertuju pada penyelamatan manusia dan aset fisik. Sesuai Undang-Undang nomor 24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana (pasal 6 huruf g), pemerintah bertanggungjawab dalam pemeliharaan arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana. Namun, satu aspek penting tersebut, yaitu penyelamatan dan pemulihan arsip-dokumen vital yang menjadi dasar legal, administratif, dan historis bagi pemerintah maupun masyarakat kerap terabaikan.
Tanggal 28 Juli 2025 lalu, Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya telah menyepakati kerja sama Peningkatan SDM Penanggulangan Bencana (Bhirawa, 29/7). Momentum ini harus menjadi peluang Jawa Timur untuk belajar dari sistem pengelolaan arsip pasca bencana yang diterapkan Jepang secara komprehensif. Dalam konteks ini, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Jawa Timur dituntut untuk menjadi kunci dalam merancang mitigasi risiko, respons cepat, evakuasi dan pemulihan terhadap arsip vital (arsip yang harus tersedia untuk kelangsungan aktifitas dan keberlanjutan lembaga pencipta) pasca bencana.
Permasalahan Kearsipan Saat Terjadi Bencana
Dalam setiap kejadian bencana besar, seperti banjir besar di Pacitan (2017), Lamongan (2023) dan gempa Malang (2021), banyak arsip penting milik pemerintah daerah, sekolah, rumah sakit, hingga perusahaan swasta mengalami kerusakan atau hilang. Permasalahan umum yang sering terjadi antara lain: (1) arsip tidak disimpan di ruang tahan bencana, (2) tidak tersedia digitalisasi cadangan, (3) minimnya sistem prioritas penyelamatan arsip vital saat terjadi bencana, (4) lemahnya integrasi antara BPBD dan LKD, (5) keterbatasan dana untuk operasional penanganan arsip, dan (6) keterbatasan SDM (Arsiparis) yang siap dalam menangani arsip pasca bencana.
Banyak daerah yang mengalami kesulitan dan kebingunan menangani dan memulihkan arsip vital akibat bencana. Hal ini menunjukkan belum terbangunnya sistem manajemen risiko bencana berbasis kearsipan di banyak institusi publik daerah.
LKD dan Peran Strategisnya
LKD harus menjadi garda terdepan dalam penanganan arsipnya, apalagi jika bencana tersebut masih dalam skala lokal. Sedangkan Arsip Nasional RI bersama LKD bertanggung jawab menanganinya jika bencana sudah dinyatakan berskala nasional. LKD memiliki peran strategis dalam menyediakan instrument, tool dan kebutuhan dilapangan. Termasuk diantaranya adalah membangun kolaborasi lintas sektor, seperti dengan BPBD, Dinas PU, dan Satpol PP dalam simulasi evakuasi arsip.
LKD bukan sekadar penjaga dokumen, tetapi agen strategis dalam pengelolaan informasi yang berkaitan langsung dengan kesinambungan pemerintahan dan pelayanan publik. LKD melalui Arsiparis memiliki peran penting dalam: (1) Identifikasi arsip vital yang harus diselamatkan; (2) Penyusunan prosedur darurat penyelamatan arsip; (3) Digitalisasi dokumen dan pengelolaan repositori off-site; (4) Pelatihan mitigasi bencana berbasis arsip bagi ASN dan aparat desa, tim penanggulangan bencana, dll. Sayangnya, peran ini belum sepenuhnya diakui dalam struktur penanganan bencana daerah.
Dampak Bencana Terhadap Arsip
Bencana menimbulkan risiko tinggi terhadap kerusakan arsip, antara lain: kerusakan fisik akibat air, lumpur, api, atau guncangan; kehilangan arsip vital, seperti arsip pertanahan, data kependudukan, atau keuangan, arsip vital rumah sakit, buku induk dan data siswa, maupun arsip letter C, dan gangguan terhadap sistem manajemen. Rusak dan hilangnya arsip setelah bencana memperlambat proses rekonstruksi, termasuk validasi kepemilikan aset, data keluarga korban, dan hak-hak sosial masyarakat.
Pembelajaran dari Jepang
Jepang, negara yang kerap dilanda gempa dan tsunami, telah mengembangkan sistem penanganan arsip pasca bencana yang tangguh. Jepang tidak hanya berhasil membangun sistem kearsipan tangguh di dalam negeri, tetapi juga telah menunjukkan solidaritas internasional yang konkret, salah satunya ketika membantu Indonesia dalam penanganan arsip pasca tsunami Aceh dan Nias tahun 2004. Bencana maha dahsyat itu menyebabkan kehancuran total terhadap fasilitas pemerintahan, termasuk kerusakan arsip-arsip vital seperti dokumen pertanahan. Salah satu organisasi Jepang yang berperan penting dalam misi penyelamatan arsip di Aceh adalah Japan International Corporation Agency (JICA) dan Japan Foundation (Djoko Utomo, 2009). Mereka mendukung upaya restorasi arsip-arsip dampak tsunami Aceh melalui penyediaan alat vacuum freeze dry cambers — yang digunakan dalam proses pembekuan arsip dibawah nol derajat, pelatihan teknis konservasi, bantuan bahan restorasi, serta penyusunan protokol tanggap darurat berbasis arsip.
Dari hasil kerja sama ini, beberapa arsip penting berhasil direkonstruksi, termasuk dokumen kepemilikan tanah dan data warisan budaya yang terdampak bencana. Pengalaman ini menjadi salah satu contoh kolaborasi lintas negara yang berhasil menyelamatkan memori kolektif bangsa dari kehancuran total.
Apa yang Bisa Dilakukan Pemprov Jatim?
Kerja sama antara Pemprov Jatim dan Komjen Jepang membuka ruang strategis bagi LKD dan Arsiparis dengan melakukan:
1) Bersama OPD terkait menyusunan kebijakan dan regulasi khusus dalam penanganan arsip pasca bencana, serta standar opersional prosedur (SOP) teknis dan operasional yang dapat dieksekusi secara cepat dilapangan. Regulasi evakuasi arsip bersamaan dengan evakuasi penduduk, serta pusat penyimpanan off-site di wilayah aman.
2) Kolaborasi dan integrasi dalam sistem penanggulangan bencana daerah bersama BPBD, dan OPD teknis lainnya.
3) Melakukan pemetaan dan perlindungan arsip vital, seperti sertifikat tanah, data kependudukan, dan lain sebagainya.
4) Audit risiko bencana terhadap arsip di seluruh OPD, pemerintah kabupaten/kota, pemerintah desa, dan BUMD.
5) Pendirian unit pengelolaan arsip pasca bencana di LKD yang terkoneksi dengan BPBD.
6) Pelatihan dan simulasi tanggap bencana bekerja sama dengan Jepang.
7) Restorasi dan konservasi arsip pasca bencana.
8) Digitalisasi arsip vital melalui program inkubasi teknologi bersama kampus dan swasta.
9) Pembangunan pusat penyimpanan off-site berbasis cloud dan lokasi fisik di zona aman.
10) Dokumentasi dan evaluasi pasca bencana.
Sebagai langkah awal, pengintegrasian arsiparis ke dalam Disaster Management Team daerah dapat segera diwujudkan. Apalagi LKD provinsi misalnya juga telah memiliki inovasi yang dinamai TANDU ARKIB (Penyelamatan dan Perlindungan Arsip Akibat Bencana).
Arsip tidak boleh menjadi korban kesekian dalam bencana. Dalam dunia modern, keberadaan dan keutuhan arsip menjadi jantung tata kelola pemerintahan, hak sipil, serta memori kolektif masyarakat. Dengan memperkuat peran strategis lembaga kearsipan dan arsiparis, membangun sistem kearsipan tanggap bencana, dan belajar dari Jepang, Pemprov Jawa Timur dapat mewujudkan ketangguhan informasi dalam menghadapi krisis. Tanpa arsip, pemulihan pasca bencana hanya akan menjadi fragmen tanpa memori.
————– *** —————–