Surabaya, Bhirawa
Transformasi digital di sektor pelayanan publik terus digenjot oleh berbagai instansi pemerintah. Upaya ini turut didukung oleh keterlibatan aktif akademisi dan mahasiswa melalui program magang kerja. Salah satunya dilakukan oleh Muhammad Rafly Raihan Dimyanto, mahasiswa Universitas 17 Agustus 1945 (Untag) Surabaya, yang terjun langsung membantu proses digitalisasi di Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Bina Marga Provinsi Jawa Timur.
Dalam kegiatan magang yang berlangsung selama 40 hari tersebut, Rafly ditempatkan di Bidang Pembangunan dan Peningkatan. Ia terlibat dalam proyek krusial untuk mengubah wajah administrasi birokrasi dari sistem manual menuju digitalisasi penuh.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur memiliki peran vital dalam pembangunan infrastruktur jalan dan jembatan. Namun, Rafly menemukan fakta lapangan bahwa pengelolaan arsip di instansi tersebut sebagian masih dilakukan secara manual, meskipun proses digitalisasi sudah mulai berjalan.
Menurut pengamatan Rafly, kondisi pengelolaan arsip yang belum sepenuhnya digital ini berisiko memperlambat alur kerja operasional. Selain itu, ia juga mencatat adanya potensi risiko kesalahan pencatatan serta kesulitan dalam penelusuran kembali arsip fisik saat dibutuhkan.
“Beban kerja administrasi terkadang tidak sebanding dengan jumlah pegawai yang tersedia. Volume dokumen yang harus ditangani cukup besar, mulai dari penyortiran hingga pengarsipan, sehingga digitalisasi menjadi solusi mutlak untuk efisiensi,” ungkap Rafly dalam laporan analisis magangnya.
Guna menjawab tantangan tersebut, Rafly melakukan serangkaian prosedur teknis yang sistematis. Tugas utamanya meliputi penyortiran berkas proyek pembangunan, pemindaian (scanning) dokumen fisik, hingga verifikasi data.
Tidak hanya sekadar memindai, Rafly juga bertugas menginput data hasil digitalisasi ke dalam format Microsoft Excel dan aplikasi internal dinas yang bernama “Siapbah”. Dokumen fisik yang telah didigitalisasi kemudian ditata kembali secara rapi di record center berdasarkan nomor urut dan tahun pelaksanaan untuk memudahkan pencarian data fisik di kemudian hari.
Proses modernisasi ini tidak lepas dari kendala. Selama bertugas, Rafly mengidentifikasi beberapa hambatan teknis di lapangan, seperti gangguan pada perangkat scanner dan konektor kabel laptop yang sempat menghambat kecepatan proses pengarsipan.
Selain itu, ia juga menemukan adanya ketidaksesuaian data (data discrepancy) antara catatan manual dan sistem digital. Menghadapi situasi ini, Rafly menerapkan solusi taktis berupa verifikasi silang (cross-check) secara berkala antara dokumen fisik dan digital guna menjamin akurasi laporan.
Keterlibatan mahasiswa dalam operasional dinas ini membuktikan pentingnya sinergi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah. Bagi Rafly, pengalaman magang ini tidak hanya mengasah keterampilan teknis (hardskill) dalam manajemen data, tetapi juga melatih kedisiplinan dan profesionalisme kerja di lingkungan birokrasi.
“Melalui magang ini, saya belajar memahami tata kelola administrasi pelayanan publik secara nyata, serta pentingnya manajemen sumber daya manusia untuk memastikan pelayanan berjalan efektif,” pungkas mahasiswa Program Studi Administrasi Niaga tersebut. [why]