Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan dan Anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI).
Di tengah derasnya arus informasi dan percepatan digital yang melanda hampir seluruh sendi kehidupan, bangsa Indonesia justru menghadapi persoalan mendasar yang tidak kunjung tuntas: krisis kepercayaan publik terhadap negara dan institusinya. Kebijakan pemerintah diperdebatkan secara luas, keputusan pejabat publik digugat, dokumen resmi dipersoalkan keabsahannya, dan sejarah kerap ditarik ke ruang polemik politik maupun hukum. Dalam situasi seperti ini, satu aspek fundamental sering luput dari perhatian publik, padahal perannya sangat menentukan bagi tegaknya kepercayaan dan legitimasi negara, yaitu arsip.
Profesi yang menekuni urusan arsip adalah arsiparis. Namun demikian, tidak banyak masyarakat yang mengetahui keberadaan profesi ini, bahkan di kalangan aparatur sipil negara sendiri. Padahal, profesi arsiparis telah ditetapkan secara resmi oleh pemerintah sejak tahun 1990. Kondisi ini menunjukkan adanya kesenjangan serius antara peran strategis arsiparis dan pengakuan sosial maupun institusional terhadap profesi tersebut.
Arsip bukan sekadar kumpulan kertas, berkas, atau data digital yang disimpan di rak dan server. Arsip adalah ingatan negara, yakni rekaman autentik tentang apa yang pernah diputuskan, dikerjakan, dan dipertanggungjawabkan oleh penyelenggara negara. Ketika ingatan ini kabur, hilang, atau diragukan keasliannya, kepercayaan publik pun ikut runtuh. Ironisnya, di saat arsip semakin strategis dalam kehidupan bernegara, profesi arsiparis justru masih kerap dipandang sebagai pelengkap administratif. Padahal, dalam konteks kekinian, arsiparis sesungguhnya berada di garis depan penjagaan integritas negara.
Arsip dalam Pusaran Krisis Kepercayaan
Berbagai polemik nasional dalam beberapa tahun terakhir menunjukkan satu benang merah yang sama: arsip sering kali tidak siap ketika negara membutuhkannya. Sengketa dokumen pendidikan pejabat publik, perdebatan keabsahan kebijakan masa lalu, hingga perkara hukum yang tersendat karena ketiadaan arsip autentik, semuanya bermuara pada lemahnya tata kelola arsip.
Persoalan ini bukan semata-mata soal teknologi atau ketiadaan sistem elektronik. Faktanya, banyak institusi pemerintah telah memiliki aplikasi kearsipan, server penyimpanan, dan perangkat digital yang relatif memadai. Namun tanpa disiplin penciptaan arsip, klasifikasi yang benar, penentuan jangka simpan yang tepat, penyusutan arsip yang prosedural, jaminan autentisitas, serta perlindungan terhadap manipulasi, arsip digital justru menjadi sangat rentan untuk dipalsukan, diubah, atau disangkal.
Dalam kondisi seperti ini, arsip dapat berubah fungsi: dari alat legitimasi kebijakan menjadi sumber delegitimasi negara. Ketika arsip tidak dipercaya atau tidak mampu diuji autentisitasnya, negara kehilangan salah satu pilar utama akuntabilitasnya. Tanpa arsip yang dapat dipertanggungjawabkan, proses pengambilan keputusan publik kehilangan landasan faktual, dan hukum kehilangan bukti yang kokoh.
Arsiparis: Profesi Sunyi dengan Tanggung Jawab Besar
Di balik setiap arsip yang autentik dan dapat dipercaya, sesungguhnya terdapat peran arsiparis. Namun peran ini sering kali bersifat sunyi-bekerja di balik layar, jauh dari sorotan publik, bahkan kerap dianggap remeh. Justru karena kesunyiannya itulah, arsiparis memikul tanggung jawab moral yang sangat besar.
Arsiparis bukan hanya bertugas menyimpan dan melayani arsip. Ia adalah penjaga proses administrasi, penjaga konteks penciptaan arsip, serta penjaga kejujuran dan kontinuitas memori negara. Arsiparis memahami bagaimana suatu arsip lahir, dalam konteks apa ia dibuat, oleh siapa, dan untuk tujuan apa. Pengetahuan ini menjadikan arsiparis sebagai aktor kunci dalam memastikan arsip tidak dipahami secara keliru atau dimanipulasi.
Ketika arsip dimanipulasi, dihilangkan, atau disajikan secara tidak utuh, arsiparis seharusnya menjadi pihak pertama yang menyadari penyimpangan tersebut dan bersuara secara profesional. Sayangnya, kultur birokrasi kita belum sepenuhnya memberi ruang bagi keberanian profesi. Arsiparis masih sering ditempatkan sebagai pelaksana teknis yang dituntut patuh, bukan sebagai penjaga integritas yang diberi otoritas etik.
Akibatnya, ketika terjadi penyimpangan kearsipan, yang muncul bukan koreksi profesional, melainkan diam kolektif. Situasi ini sangat berbahaya bagi negara hukum, karena membuka ruang bagi pengaburan tanggung jawab dan pemalsuan sejarah administratif.
Antara Digitalisasi dan Integritas
Transformasi digital membuka peluang besar bagi pengelolaan arsip. Akses informasi menjadi lebih cepat, layanan kearsipan dapat menjangkau masyarakat luas, dan efisiensi birokrasi meningkat secara signifikan. Namun digitalisasi tanpa integritas justru mempercepat kerusakan ingatan negara.
Arsip elektronik yang tidak dilengkapi dengan pengendalian autentikasi, metadata yang akurat, sistem audit yang transparan, serta pengawasan yang ketat, sangat mudah direkayasa tanpa meninggalkan jejak yang kasat mata. Berbeda dengan arsip konvensional yang memiliki jejak fisik, manipulasi arsip digital sering kali sulit dideteksi oleh publik awam.
Di sinilah tantangan arsiparis ke depan menjadi semakin kompleks. Arsiparis tidak cukup hanya menguasai teknis kearsipan. Ia juga perlu memahami aspek hukum, kebijakan publik, keamanan informasi, etika profesi, serta dinamika politik administrasi negara. Tanpa pemahaman lintas disiplin tersebut, arsiparis akan selalu tertinggal satu langkah di belakang perubahan zaman dan rentan tersingkir dari proses pengambilan keputusan strategis.
Menempatkan Arsiparis dalam Kerangka Kebangsaan
Jika kita sepakat bahwa arsip adalah ingatan negara, maka arsiparis adalah penjaga ingatan tersebut. Arsiparis bukan sekadar “tukang simpan arsip”, penjaga gudang, atau pelaksana teknis kearsipan belaka. Arsiparis memiliki peran etik, moral, hukum, dan kebangsaan yang sangat signifikan.
Dalam perspektif kebangsaan, peran arsiparis tidak bisa dipandang kecil. Negara yang besar bukan hanya negara yang mampu merancang masa depan, tetapi negara yang berani bertanggung jawab atas masa lalunya. Arsip yang jujur dan autentik memungkinkan koreksi kebijakan, pembelajaran kolektif, serta keadilan antargenerasi. Sebaliknya, arsip yang rusak, hilang, atau direkayasa melahirkan pengingkaran sejarah dan ketidakadilan yang berulang.
Oleh karena itu, penguatan profesi arsiparis tidak boleh berhenti pada peningkatan kompetensi teknis semata. Penguatan tersebut harus menyentuh aspek struktural, kemandirian profesi, perlindungan hukum, dan keberanian etik. Organisasi profesi arsiparis perlu tampil bukan hanya sebagai wadah administrasi keanggotaan, tetapi sebagai penjaga nilai dan suara moral kearsipan dalam menghadapi persoalan kebangsaan. Tunjangan profesi arsiparis, penguatan jabatan fungsional, serta perlindungan terhadap independensi profesional perlu dimanfaatkan untuk mengurangi budaya patuh buta dan memperkuat integritas individu maupun kelembagaan arsiparis.
Menjaga Ingatan, Menjaga Negara
Di tengah krisis kepercayaan publik yang melanda, negara sesungguhnya membutuhkan satu hal yang sangat mendasar: kejujuran administratif yang dapat dibuktikan. Arsip menyediakan bukti tersebut, dan arsiparis adalah penjaganya.
Ketika arsip dikelola dengan integritas, profesionalisme, dan keberanian etik, negara memiliki fondasi yang kokoh untuk berdiri tegak di hadapan rakyatnya. Sebaliknya, ketika arsip diabaikan, dimanipulasi, atau diperlakukan secara serampangan, negara sedang menyiapkan krisis kepercayaan berikutnya.
Sudah saatnya arsiparis ditempatkan secara layak dalam peta pembangunan nasional, bukan sebagai pelengkap, melainkan sebagai penjaga ingatan bangsa. Arsiparis, sebagai profesi yang memiliki kompetensi teknis, etis, dan moral dalam bidang kearsipan, memegang peran strategis dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa. Karena bangsa yang kehilangan ingatannya, pada akhirnya akan kehilangan arah.
————– *** —————–