Oleh
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan dan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Timur
Di penghujung perayaan HUT ke-80 Kemerdekaan RI, sekitar tanggal 28-30 Agustus 2025, kita dikejutkan dengan demontrasi dan amuk massa anarkhi yang diantaranya membakar bangunan pemerintah. Di Jawa Timur setidaknya tercatat sebagian ruang Gedung Negara Grahadi dibakar hingga menghanguskan ruang kerja wakil gubernur. Kantor Polsek Tegalsari Surabaya dan Polres Kediri juga menjadi korban. Bahkan di beberapa wilayah di Jawa Timur, seperti gedung DPRD Kabupaten dan Kota Kediri, kantor DPRD Kabupaten Blitar bernasib sama. Kasus-kasus yang sama juga menimpa di beberapa wilayah lain Indonesia. Bukan tidak mungkin di dalam gedung yang terbakar tersebut berpotensi tersimpan arsip-arsip penting atau bahkan vital yang ikut rusak, musnah atau hiang.
Dalam waktu berdekatan, tanggal 1 September, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengeluarkan surat himbauan kepada instansi pemerintah dan perguruan tinggi perihal peningkatan kewaspadaan dan perlindungan arsip Himbauan tersebut berisi empat poin penting: memperkuat perlindungan fisik gedung simpan arsip, memperkuat digitalisasi arsip-arsip yang bernilai, memastikan depot arsip aman, serta menyusun rencana mitigasi risiko atas potensi gangguan pelayanan dan penyimpanan arsip. Langkah ini tentu perlu diapresiasi sekaligus menjadi alarm pengingat bahwa ancaman dan risiko kehilangan dan keruskan arsip semakin nyata, baik akibat bencana alam seperti banjir, kebakaran, dan gempa, maupun ancaman non-alam seperti sabotase, dan kelalaian manusia, hingga serangan siber.
Arsip merupakan tulang punggung organisasi bahkan memori kolektif bangsa. Ia bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti autentik yang merekam perjalanan negara, menjamin hak-hak keperdataan masyarakat, serta dasar akuntabilitas pemerintahan.
Sayangnya dalam berbagai kasus di atas menunjukkan belum siapnya instansi pemerintah dalam melindungi arsip-arsipnya, baik dalam konteks fisik maupun informasinya. Ini menunjukkan, arsip belum ditempatkan sebagai aset vital yang harus dijaga keberlangsungannya. Namun, muncul pertanyaan seefektif apakah himbauan tersebut cukup untuk melindungi arsip bangsa? Seberapa penting himbauan ANRI tersebut? Apa yang dapat dilakukan lembaga kearsipan daerah untuk merespon dampak aksi massa dan himbauan tersebut.
Antara Himbauan dan Realitas Birokrasi
Himbauan ANRI tentu penting dan strategis sebagai peringatan dini. Setidaknya ada tiga alasan mengapa hal ini penting. Pertama, arsip adalah memori kolektif bangsa. Hilangnya arsip berarti hilangnya bukti hukum dan jejak sejarah. Banyak konflik sosial, sengketa tanah, hingga kebijakan negara bahkan politik hanya bisa diselesaikan melalui arsip autentik. Kedua, Indonesia sangat rawan bencana banjir, gempa, kebakaran, dan tanah longsor terjadi hampir setiap tahun di berbagai daerah. Tanpa perlindungan yang memadai, arsip dapat hilang dalam sekejap. Ketiga, arsip adalah fondasi akuntabilitas publik. Dalam era keterbukaan informasi, masyarakat menuntut transparansi dan bukti.
Tanpa arsip, pemerintahan kehilangan dasar legitimasi, dan masyarakat kehilangan jaminan hak. Meski arsip itu sangat penting, namun, efektivitas himbauan ANRI juga patut dipertanyakan. Sejarah birokrasi Indonesia menunjukkan bahwa instruksi atau surat edaran yang bersifat persuasif sering berhenti pada tataran administrasi. Tidak sedikit instansi hanya sekadar menindaklanjutinya dengan laporan formal tanpa diiringi implementasi yang sungguh-sungguh. Jangan juga ada kesan bahwa surat himbauan tersebut sudah cukup sebagai bukti respon kepedulian ANRI terhadap kasus anarkhi massa.
Setidaknya ada tiga hambatan yang membuat himbauan ANRI berpotensi kurang efektif. Pertama, keterbatasan anggaran pemerintah dan pemerintah daerah. Memperkuat perlindungan fisik gedung atau depot arsip, penguatan sistem digitalisasi, dan pengamanan depot arsip memerlukan biaya besar. Tanpa dukungan dana khusus, instansi di daerah bahkan perguruan tinggi akan kesulitan merealisasikannya. Kedua, keterbatasan sumber daya manusia. Tidak semua instansi memiliki arsiparis atau tenaga profesional yang memahami standar perlindungan arsip. Bahkan, banyak instansi dan perguruan tinggi belum menempatkan kearsipan sebagai unit strategis. Ketiga, budaya birokrasi yang belum menempatkan arsip sebagai prioritas. Selama ini, arsip lebih sering dipandang sebagai beban administratif belaka, bukan aset strategis. Akibatnya, kesadaran untuk melindungi arsip masih rendah. Dan membangun kesadaran kearsipan di lingkungan birokrasi memerlukan effort yang luar biasa.
Apa yang perlu dilakukan lembaga kearsipan daerah?
Memang tidak mudah melindungi arsip yang sudah terlanjur rusak akibat terbakar atau bisa jadi dianggap sia-sia untuk dapat diperbaiki atau dipulihkan. Tentu yang bisa dilakukan hanya menangani arsip yang masih utuh dari dampak kebakaran. Itupun tentu hanya arsip yang memiliki nilai tinggi dan vital bagi institusi. Meski berat bukan berarti lembaga kearsipan daerah hanya bisa pasrah menanti laporan perkembangan keadaan. Penting kiranya lembaga kearsipan berperan aktif menunjukkan eksistensinya dalam proses pemulihan arsip-arsip dampak kebakaran tersebut, meski dengan segala keterbatasan, baik dari sisi, anggaran maupun sumber daya manusia.
Sebagai saran kiranya lembaga kearsipan daerah perlu: (1) melakukan inventarisasi sesegera mungkin terhadap kerusakan dan resiko lanjutan dari arsip akibat peristiwa kebakaran tersebut. Karena mungkin masih ada arsip penting atau vital yang bisa diselamatkan, dengan membuat daftar singkat ruang/jenis arsip yang ada di lokasi terdampak/di sekitar lokasi (misal nama gedung/ruang, fasilitas simpan, kondisi awal, kerusakan yg terjadi, estimasi volume arsip, jenis arsip, kurun waktu), termasuk jenis arsip yang bisa diselamatkan. Sertakan berita acara kondisi dan daftar arsip terdampak; (2) dokumentasikan lokasi, kondisi ruang simpan dan arsip yang selamat untuk dokumentasi klaim (jika harus), koordinasi maupun akuntabilitas; (3) segera pindahkan arsip yang mudah diangkut ke dengan bok, map arsip vital yang masih diselamatkan: SK penting, dokumen kepegawaian, akta, dll) ke lokasi aman terdekat—jika kondisi keamanan memungkinkan; (4) lakukan backup digital secepatnya: periksa apakah ada server/hard drive yang bisa diamankan; (5) lakukan stabilisasi awal untuk arsip terbakar/basah: pisahkan arsip kering, berikan ventilasi, jangan gosok/mencuci; untuk arsip basah/terkena asap, pendinginan & pengeringan cepat; (6) hubungi dan koordinasi dengan tim konservasi Arsip Nasional RI, jika perlu minta bantuan teknis & alat pertolongan dengan mencantumkan daftar prioritas arsip yang perlu diselamatkan; (8) amankan catatan rantai proses pengamanan untuk semua arsip yang dipindahkan sebagai bukti administratif terutama jika ada pemeriksaan forensik; (9) lakukan komunikasi ke publik dengan merilis informasi resmi agar isi arsip sensitif tidak bocor andai terjadi penjarahan arsip; (10) laporkan aktifitas lembaga dari respon penanganan dan pemulihan yang telah dilakukan ke Arsip Nasional RI.
Dari Himbauan ke Gerakan Bersama
Melindungi arsip bukan tugas ANRI atau lembaga kearsipan daerah semata, melainkan tanggung jawab bersama instansi pemerintah, perguruan tinggi, dan masyarakat luas. Himbauan ANRI harus dibaca bukan sebagai akhir, tetapi sebagai awal dari gerakan nasional melindungi arsip. Ke depan, kita harus bergerak lebih jauhmengubah kesadaran, menata sistem, mengalokasikan anggaran, dan memastikan ada perlindungan nyata di lapangan. Arsip adalah memori bangsa, dan bangsa. Tanpa memori menjadikan bangsa tanpa arah. Oleh karena itu, mari kita jadikan persitiwa anarkhi yang berpotensi merusak arsip dan himbauan ANRI tersebut sebagai momentum untuk memperkuat perlindungan arsip secara menyeluruh. Dengan kesadaran bersama himbauan ANRI tersebut mendesak menjadi aksi nyata.
————– *** ——————