Oleh
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan dan Anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI)
Pendahuluan
Di tengah kompleksitas birokrasi, dinamika sosial politik, serta meningkatnya tuntutan transparansi publik, peran arsiparis mengalami pergeseran signifikan. Arsiparis tidak lagi sekadar pengelola dokumen, tetapi menjadi aktor strategis dalam menjaga akuntabilitas, memori kolektif, dan kepercayaan publik. Dalam konteks ini, kompetensi teknis kearsipan saja tidak cukup. Arsiparis dituntut memiliki kompetensi manajerial dan kompetensi sosio-kultural agar mampu bekerja efektif di ruang yang sarat kepentingan, nilai, dan relasi kuasa. Arsiparus yang terbiasa bekerja di ruang sunyi sudah saatnya menyuarakan kepetingan kedaulatan negara
Sayangnya, dimensi ini masih kerap dipinggirkan dalam praktik maupun pengembangan SDM kearsipan. Akibatnya, arsiparis sering berada pada posisi marginal, reaktif, dan kurang berdaya dalam pengambilan keputusan strategis.
Arsiparis di Persimpangan Teknis dan Sosial
Permasalahan utama yang dihadapi arsiparis saat ini adalah kesenjangan antara tuntutan peran dan kapasitas kompetensi non-teknis. Banyak arsiparis memiliki kemampuan mengelola arsip, klasifikasi, penyusutan, dan digitalisasi restorasi arsip yang baik, namun seringkali mengalami banyak kesulitan ketika harus berhadapan dengan pimpinan yang minim literasi kearsipan, kesulitan mengelola konflik kepentingan antar unit kerja, menghadapi tekanan politis dalam pengelolaan arsip yang sensitive serta kesulitan berinteraksi dengan masyarakat yang beragam latar sosial-budaya, serta kesulitan dalam menjadi jembatan antara kepentingan administratif dan hak publik atas informasi
Dalam situasi tersebut, arsiparis kerap dianggap “sekadar pelaksana teknis”, bukan mitra strategis. Bahkan anggapan seperti itu tidak jarang dijadikan sebagai branding atau stigmatisasi diri arsiparis, dan bukan melakukan reposisi terhadap peran strategis yang yang sebenarnya dapat dilakukan. Hal ini bukan semata persoalan struktural, melainkan juga akibat lemahnya kompetensi manajerial dan sosio-kultural yang belum terinternalisasi secara sistematis.
Urgensi Memahami Dimensi Sosio-Kultural
Arsip tidak sepenuhnya netral. Arsip sering dianggap netral, karena bertumpu pada tiga asumsi. Pertama, arsip merekam fakta apa adanya, Arsip merekam apa yang dilakukan dan itu yang akan direkam/ditulis. Kedua, arsip bukan opini, tetapi bukti,. Asip dipahami sebagai produk administrasi, bukan narasi interpretatif. Kegita; arsip itu tidak menilai tetapi mencatat atau merekam. Penilaian diserahkan sepenuhnya pada pembaca atau pengguna bukan pada arsipnya.
Namun sesungguhnya arsip juga tidak pernah netral. Ia lahir dari konteks sosial, politik, budaya, dan kekuasaan tertentu. Arsip tidak pernah lahir atau tercipta dari ruang hampa. Arsip lahir dari produk keputusan manusia dan institusi Mengapa arsip tidak netral?
Pertama, karena arsip lahir dari relasi kuasa. Informasi dalan arsip antara yang dicatat dan tidak dicatat ditentukan oleh siapa yang berwenang, untuk kepentingan apa dilakukan pencatatan, serta dipengaruhi oleh faktor rnilai dan budaya organisasi.
Kedua, tidak semua persitiwa dicatat dan direkam dalam arsip. banyak pengalaman sosial tidak masuk dalam arsip resmi, seperti suara korban, suara kelompok marginal bahkan konflik internal yang diselesaikan secara informal.
Ketga, proses kearsipan itu sendiri bersifat selektif. Adanya klasifikasi arsip, penilaian atau penentuan nilaiguna, retensi arsip, pemusnahan atau penyelamatan arsip yang dilakukan secara professional tidak sepenuhnya bebas nilai. Karena itu, arsiparis yang mengelola arsip tanpa memahami konteks sosio-kultural berisiko besar melakukan reduksi makna. salah tafsir, bahkan pengaburan fakta.
Pemahaman sosio-kultural bagi arip arsip sangat penting karena empat hal: (1) arsip merepresentasikan relasi kuasa dan kepentingan; (2) arsip menjadi rujukan legitimasi kebijakan dan keputusan public; (3) arsip berhubungan langsung dengan identitas, hak, dan martabat warga, dan (4) arsip sering diproduksi dan dimanfaatkan dalam situasi konflik, krisis, atau transisi.
Dalam masyarakat majemuk seperti Indonesia, arsiparis harus peka terhadap perbedaan nilai, norma, bahasa, tradisi, dan sensitivitas lokal. Tanpa kepekaan ini, layanan arsip dapat berujung pada eksklusi sosial, resistensi masyarakat, atau konflik horizontal.
Kompetensi Manajerial dalam Konteks Kearsipan
Kompetensi manajerial bagi arsiparis bukan berarti menjauh dari nilai profesional, melainkan memperkuat posisi arsiparis dalam tata kelola organisasi. Kompetensi ini meliputi: (1) kemampuan perencanaan strategis; (2) kemampuan menyusun rencana pengelolaan arsip yang selaras dengan visi organisasi dan kebijakan public; (3) kemampuan pengambilan keputusan berbasis risiko, terrmasuk keberanian profesional dalam menilai, menentukan akses, retensi, dan perlindungan arsip strategis, serta kemampuan komunikasi dan negosiasi, sehingga mampu menjelaskan nilai arsip kepada pimpinan, auditor, aparat hukum, dan publik dengan bahasa yang dipahami; (4) kemampuan kepemimpinan etis. karena arsiparis sering berada pada posisi dilematis antara tekanan kekuasaan dan integritas profesi dan (5) kemampuan menghadapi manajemen perubaha, baik itu karena aspek teknis, digitalisasi, reformasi birokrasi, dan keterbukaan informasi. Ini berarti arsiparis dituntut untuk adaptif, inovatif dan visioner.
Kompetensi Sosio-Kultural
Dalam konteks sosio-kultural, arsiparis perlu memiliki dan mengembangkan: (1) Kesadaran konteks (contextual awareness). yaitu memahami latar sosial, sejarah, dan dinamika komunitas pengguna arsip; (2) Empati sosial dan mampu melihat arsip dari perspektif masyarakat terdampak, bukan hanya institusi; (3) Sensitivitas budaya, terutama dalam pengelolaan arsip adat, arsip konflik, arsip korban pelanggaran HAM, dan arsip kelompok rentan; (4) Etika profesi dalam ruang public, yaitu kemampuan menjaga keseimbangan antara keterbukaan dan perlindungan hak individu; dan (5) Kemampuan literasi public, sehingga dapat membantu masyarakat memahami arsip tanpa mencederai makna dan konteksnya.
Dampak dan Konsekuensi
Pengabaian kompetensi manajerial dan sosio-kultural dapat membawa dampak serius bagi arsiparis, antara lain: (1) arsiparis kehilangan posisi tawar dalam organisasi; (2) arsip dapat disalahgunakan atau dimanipulasi; (3) keputusan publik kehilangan dasar bukti yang sahih; (4) kepercayaan masyarakat terhadap institusi melemah; (5) arsip dapat menjadi sumber konflik, bukan solusi. Dalam jangka panjang, pengabaian ini berkontribusi pada krisis ingatan institusional dan melemahnya tata kelola pemerintahan.
Apa yang Harus Dilakukan Arsiparis
Beberapa langkah strategis yang perlu dilakukan arsiparis untuk memperkuat profesionalitas antara lain: Pertama, menggeser paradigma profesi, dari “penjaga berkas” menjadi “penjaga ingatan dan integritas institusi”; Kedua, menguatkan kapasitas diri melalui pelatihan lintas disiplin: kepemimpinan, sosiologi, komunikasi publik, dan etika; Ketiga, membangun jejaring strategis dengan akademisi, pegiat budaya, komunitas sipil, dan pembuat kebijakan; Keempat, berani bersuara secara professional, dengan menyampaikan pendapat berbasis arsip dan etika, meski tidak selalu populer. dan Kelima, mendorong kebijakan pengembangan kompetensi agar standar kompetensi arsiparis tidak berhenti pada aspek teknis semata.
Arsiparis sebagai penjaga makna
Pelajaran penting yang dapat ditarik adalah bahwa arsip bukan sekadar bukti administratif, melainkan jejak nilai dan peradaban. Arsiparis yang memahami kompetensi manajerial dan sosio-kultural akan mampu: menjaga keseimbangan antara kekuasaan dan kebenaran, menempatkan arsip sebagai alat keadilan dan pembelajaran, dan menguatkan peran arsiparis sebagai profesi strategis dan bermartabat. Di era krisis kepercayaan publik, arsiparis justru memiliki peluang besar untuk tampil sebagai penjaga makna, bukan sekadar pengelola dokumen.
–————– *** —————-