Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Pemerhati Kearsipan dan Anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI).
Pemerintahan desa merupakan garda terdepan pelayanan publik dan pengelolaan dana negara di tingkat akar rumput. Dalam konteks itu, kebijakan penggunaan Dana Desa setiap tahun menjadi instrumen penting untuk memastikan pembangunan desa berjalan efektif, tepat sasaran, dan dapat dipertanggungjawabkan secara benar.
Dalam praktik pengelolaan Dana Desa, persoalan yang kerap muncul bukan semata penyimpangan anggaran, melainkan lemahnya dokumentasi dan pengarsipan bukti kegiatan.Banyak desa kesulitan menunjukkan bukti administrasi kegiatan yang telah dilaksanakan, sehingga tidak jarang menimbulkan persoalan dalam audit, evaluasi, maupun penyelesaian sengketa.Bahkan tidak sedikit persoalan berujung pada proses hukum di pengadilan
Kondisi ini menjadi relevan untuk dicermati ketika pemerintah menerbitkan Peraturan Menteri Desa dan PDT Nomor 16 Tahun 2025 yang mengatur penggunaan Dana Desa tahun 2026, yang di dalamnya menetapkan prioritas seperti penanganan kemiskinan ekstrem (BLT Desa), penguatan ketahanan iklim dan bencana, layanan dasar kesehatan (stunting), ketahanan pangan, Koperasi Desa Merah Putih, infrastruktur digital, dan infrastruktur fisik melalui Padat Karya Tunai Desa (PKTD).
Potensi Kesenjangan antara Program dan Tata Kelola
Pedoman pelaksanaan penggunaan Dana Desayang tertuang dalam dalam Peraturan Menteri Desa dan PDT 16 tahun 2025 tersebutsudah menunjukkan keberpihakan negara pada isu-isu strategis nasional,. Namun, pembangunan desa yang berkelanjutan tidak hanya diukur dari output fisik dan program, melainkan juga dari kualitas tata kelola pemerintahan.Sayangnya tata kelola administrasi desa, khususnya kearsipan, belum mendapat tempat yang memadai.Terkesan peraturan ituadalah cermin minimnya perhatian pemerintah terhadap penguatan tata kelola administrasi dan kearsipan pemerintah desa.
Ketiadaan penegasan mengenai dukungan pendanaan dan sumber daya kearsipan dalam peraturan tersebut berpotensi menimbulkan kesenjangan antara tuntutan akuntabilitas dan kapasitas administratif desa.Kearsipan desa seharusnya dipandang sebagai bagian dari infrastruktur pemerintahan, setara pentingnya dengan sistem keuangan dan perencanaan.Ketika aspek ini terabaikan, risiko jangka panjangnya adalah melemahnya sistem pertanggungjawaban keuangan pemerintah desa dan meningkatnya kerentanan hukum bagi aparatur desa.
Arsip sebagai Instrumen Akuntabilitas dan Fondasi Pemerintahan Desa
Dalam perspektif pemerintahan, arsip bukan sekadar catatan, melainkan instrumen akuntabilitas negara. Seluruh siklus Dana Desa – mulai dari perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, hingga pertanggungjawaban – bergantung pada arsip yang tertib dan dapat diverifikasidn auentikasi.
Tanpa dukungan kebijakan yang jelas terhadap kearsipan, desa menghadapi kesenjangan antara tuntutan akuntabilitas dan kapasitas administratif.Desa diminta transparan, tetapi tidak selalu diberi kepastian hukum dan pembiayaan untuk mengelola arsip negara secara memadai.
Pengalaman menunjukkan bahwa berbagai persoalan pengelolaan Dana Desa seringkali berakar pada lemahnya dokumentasi dan pengelolaan arsipnya, meskipun penyimpangan penggunaan anggaran juga menjadi potensi yang tidak dapat diabaikan.Oleh karena itu, memperkuat kearsipan desa seharusnya dipandang sebagai investasi tata kelola, bukan sekadar urusan teknis.Apalagi dalam perspektif UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip yang dihasilkan dari proses kegiatan yang dibiayai oleh anggaran negara termasuk Dana Desa atau Alokasi Dana Desa termasuk dalam kategori Arsip Negara.
Peran Strategis Kementerian Dalam Negeri dan ANRI
Sebagai pembina pemerintahan desa, Kementerian Dalam Negeri memiliki posisi strategis untuk memastikan kearsipan menjadi bagian integral dari penyelenggaraan pemerintahan desa. Penegasan kebijakan mengenai legitimasi belanja kearsipan dan standar minimal pengelolaan arsip akan memberikan kepastian bagi desa dalam menyusun APBDesa.
Sementara itu, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memiliki mandat konstitusional untuk menjaga memori dan bukti kerja negara.Dalam konteks desa, ANRI perlu berperan aktif menyusun pedoman kearsipan desa yang aplikatif, serta mendorong integrasi kearsipan dalam sistem administrasi dan keuangan desa.
ANRI sebagai lembaga pembina kearsipan nasional dan pengawas standar arsip negara perlu terus melakukan peran sebagai berikut:,pertamaadvokasi kebijakan, dengan menyuarakan penegasan peran kearsipan dalam regulasi desa, termasuk pedoman penggunaan dana desa, sertamendorong peraturan teknis dan petunjuk implementasi yang mewajibkan alokasi dana untuk kearsipan dalam APBDesa. Kedua, memperkuat penyusunan standar dan pedoman teknis kearsipan yang disesuaikan dengan konteks APBDesa dan Peraturan Menteri Desa, dan menetapkan standar minimal dokumentasi untuk memastikan bahwa bukti pengelolaan dana desa bersifat sah dan aman.
Ketiga melakukan kolaborasi dengan Kementerian Desa, Kementerian Dalam Negeri, dan Kementerian Keuangan untuk merumuskan parameter pengukuran kearsipan desa sebagai bagian dari akuntabilitas penggunaan dana publik.Sekaligus mendorong pengintegrasian kearsipan dalam Aplikasi Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).
Peran Strategis Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
Tidak kalah penting dari peran pemerintah, maka pemerintah kabupten/kota melalui lembaga kearsipan daerah yang secara langsung bertanggunjawab dalam membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan desa harus aktif untuk mengawal penyelenggaraan kearsipan desa.Diperlukan kebijakan khusus sebagai rujukan di tingkat pemerintah daerah kabupaten/kota untuk memberikan kemudahan dan pijakan hukum pemerintah desa dalam perencanaan DD/ADDdi tingkat desa.Kebijakan itu dapat disumuskan secara kolaboratif dengan lembaga pembina pemerintahan desa (dinas terkait). Pijakan tersebut dapat berupa standar minimal penyelenggaraan dan pengelolaan arsip desa, rujukan fasilitas kerja, dan penyiapan kebutuhan sumberdaya lain yang melekat pada kebutuhan kearsipan desa. Karena salah satu problem mendasar dari pemerintah desa adalah ketidapahaman pemerintah desa dalam merencanakan kebutuhan untuk menjalankan peran pengelolaan arsip desa.
Apa yang Harus Dilakukan Desa?
Untuk menjukan bukti kinerja konkret tata Kelola administrasi dan kearsipan desa dari berbagai program prioritas kiranya pemerintah desa harus melakukan 3 (tiga) langkah strategis: Pertama, mengintegrasikan kearsipan dalam Rencana Kerja Pembangunan Desa (RKPDesa). Desa perlu mencantumkan kebutuhan penyelenggaraan dan pengelolaan arsip pemerintah desa dan dokumentasi dalam RKPDesa yang dibahas dalam musyawarah desa, sehingga menjadi bagian prioritas penggunaan dana yang disepakati secara demokratis. Gunakan fokus digitalisasi (yang dibuka dalam Peraturan Menteri Desa dan PDT Nomor 16 Tahun 2025) untuk mendukung arsip digital desa yang terkelola.
Kedua,alokasikan anggaran untuk Tata Kelola Administrasi dari Dana Desa/ADD untuk pelatihan pengelolaan arsip bagi perangkat desa, pengadaan perangkat keras dan lunak untuk pengarsipan digital, dan penyediaan ruang arsip dan standardisasi penyimpana. Kesemua itu harus tercatat jelas dalam APBDesa dan sesuai peraturan yang berlaku.
Ketiga, perkuat akuntabilitas dan transparansi dengan menggunakan sistem keuangan desa berbasis digital dan manual sekaligus memastikan laporan termutakhir untuk meningkatkan akuntabilitas penggunaan DD/ADD.
Keempat, Pemerintah desa perlu benar-benar implementatif dalam menjalankan tanggungjawab dalam penciptaan arsip desa yang secara kontekstual sesuai dengan proses dan keluaran kegiatan. Proses penciptaan arsip juga harus memenuhi standar struktur danformat arsip yang dipersyaratkan, serta menjaga bahwa secara substantif informasi yang direkam dalam arsip tersebut benar apa adanya, dan sesuai fakta. Belum cukup dari itu, maka pemerintah desa juga perlu mengelola dan menjaga kselamatan arsipnya secara benar, bertanggungjawab, sesuai Norma, Standar Prosedur dan Kaidah yang berlaku.
Penguatan kearsipan desa bukan semata urusan teknis, melainkan bagian dari upaya membangun pemerintahan desa yang akuntabel, transparan, dan berkelanjutan. Negara yang menuntut pertanggungjawaban dana publik hingga ke desa, sudah seharusnya memastikan bahwa desa memiliki perangkat kebijakan dan sumber daya untuk mengelola arsipnya dengan baik.Pada akhirnya, negara yang kuat adalah negara yang mampu menjaga bukti kerjanya sendiri, hingga ke tingkat desa. Desa ttidak boleh hanya dituntut akuntabilitas,akan tetapi juga perlu disediakan desain kearsipan desa yang memadai.
———– *** ————-