Surabaya, Bhirawa
Digitalisasi bukan lagi sekadar tren, tetapi kebutuhan mendesak bagi instansi pemerintah dalam meningkatkan pelayanan publik. Transformasi ini juga dirasakan mahasiswa Prodi Administrasi Niaga Universitas 17 Agustus 1945 (Untag) Surabaya Pramaswara Dwi Kurniawan saat berkesempatan melaksanakan magang selama 40 hari di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur, khususnya pada Bidang Pembangunan dan Peningkatan. Menurut Prameswara, pengalaman ini menjadi kesempatan emas untuk belajar bukan hanya teori tetapi bagaimana administrasi benar-benar bekerja di dunia nyata.
Pada hari-hari awal magang, Prameswara menemukan bahwa sebagian besar dokumen proyek pembangunan jalan dan jembatan masih dikelola secara manual. Mulai dari proposal, laporan pertanggungjawaban, hingga dokumen hibah semuanya tersimpan dalam bundel fisik besar yang tentu rawan rusak, hilang, bahkan sulit dicari saat dibutuhkan.
Belum lagi jumlah pegawai administrasi yang tidak sebanding dengan volume dokumen yang harus ditangani setiap hari. Tantangan-tantangan ini memengaruhi kecepatan pelayanan dan akurasi data. Di sinilah digitalisasi mulai menjadi dorongan yang sangat dibutuhkan.
Selama magang, Prameswara diberi tugas utama untuk membantu proses digitalisasi administrasi, meliputi: Membongkar dan menyortir dokumen fisik, Memindai (scan) seluruh berkas data proyek, Menginput data ke Microsoft Excel dan aplikasi Siapbah, menata ulang dokumen sesuai SOP Kearsipan dan sebagainya.
Magang di Dinas PU Bina Marga Jawa Timur memberikan Prameswara bukan hanya pengalaman administratif, tetapi juga gambaran nyata bagaimana pemerintahan bekerja untuk masyarakat.
“Saya percaya pengalaman ini menjadi pondasi penting dalam karier saya nantibahwa setiap dokumen, data, dan proses administrasi yang tersusun rapi merupakan bagian dari pelayanan publik yang profesional dan berintegritas,” tutur Prameswara. Digitalisasi arsip hanyalah langkah awal. Prameswara yakin inovasi berikutnya akan terus berkembang, sejalan dengan upaya pemerintah menghadirkan pelayanan publik yang lebih cepat, efektif, dan modern. [why]