Oleh:
Tidor Arif T. Djati
Penulis adalah Pemerhati Kearsipan dan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia Wilayah Jawa Timur
Arsip adalah jantung akuntabilitas birokrasi, organisasi, dan jejak sejarah institusi, maupun aktivitas kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. Di era globalisasi dan digitalisasi serta tuntutan efisiensi pemerintahan, urusan kearsipan kerap kali terabaikan. Banyak pemerintah daerah memandang arsip sebagai beban administratif dan finansial. Kearsipan dipersepsikan sebagai hal yang minor dan inferior. Salah satu akibat, pandangan tersebut adalah terciptanya arsip yang tidak sesuai peraturan, pengelolaan arsip yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, akses informasi yang tidak transparan, kehilangan arsip penting, karena pengelolaan arsip pemerintah daerah yang buruk. Pada bagian lain terjadinya berbagai pertistiwa pemalsuan ijazah kiranya makin menyadarkan pentingnya urusan kearsipan di setiap unsur lembaga pemerintahan dan swasta untuk segera dilakukan perbaikan secara lebih modern.
Sesuai Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pemerintah daerah memiliki kewajiban menyediakan pusat arsip (record center) dan depot arsip statis. Sayang di Jawa Timur ketersediaan pusat arsip dan depot arsip statis masih jauh dari harapan. Apalagi harus sesuai dengan standar nasional. Pertanyaannya mungkinkah Pusat Arsip Komersial (PAK) atau Commercial Record Center dibangun oleh pemerintah daerah provinsi Jawa Timur sebagai alternatif strategis?
Masalah mendasar yang acap kali dihadapi dalam urusan kearsipan daerah adalah: terbatasnya, gedung, ruang dan fasilitas penyimpanan arsip, lemahnya pemahaman terhadap arsip sebagai aset infomasi dan bukti hukum, kurangnya investasi teknologi informasi bidang kearsipan, keterbatsaan SDM profesional, serta minimnya alokasi anggaran untuk pengembangan sistem kearsipan modern. Kondisi ini tidak sebanding dengan tuntutan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), reformasi birokrasi, efisensi, dan percepatan layanan publik.
Apa PAK?
PAK mungkin tidak cukup poluler, tetapi juga tidak asing di Indonesia sebagai bisnis jasa layanan bidang kearsipan. PAK adalah lembaga berbadan hukum yang menyediakan layanan penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif secara profesional, sesuai standar nasional. PAK dapat melayani sector — pemerintah, swasta, perbankan, hingga perorangan dalam bentuk: (1) penyimpanan arsip fisik dan digital, (2) penataan dan pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi, (3) pemulihan dan konservasi arsip, (4) digitalisasi dan pengintegrasian ke sistem elektronik (e-arsip), (5) layanan peminjaman arsip berbasis sistem tertentu.
Urusan kearsipan mencakup dalam segala aspek kehidupan kita, baik dalam ranah individu, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Memang belum ada payung hukum yang memberikan ruang bagi pemerintah daerah untuk membangun PAK. Begitu juga dalam UU Kearsipan tidak mengatur tentang keberadaan PAK. Namun demikian, jika Arsip Nasional RI (ANRI) sebagai lembaga pembina kearsipan nasional dapat berperan sebagai pusat arsip komersial dan menjalankan jenis jasa layanan, maka daerah tentu dapat mengadaptasi, dan mengembangkan PAK. Pilihannya adalah dengan membentuk Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) terpisah dari lembaga kearsipan provinsi. Pembangunan PAK di samping akan dapat menjadi solusi pemenuhan tingginya kebutuhan fasilitas simpan, maka dapat menjadi peluang dan penguatan PAD dari sektor publik dan swasta. Dengan begitu pembangunan PAK akan mampu memenuhi kebutuhan: (1) Peningkatan kapasitas SDM dan ekosistem kearsipan lokal, (2) Reformasi birokrasi, melalui layanan informasi arsip yang cepat dan akurat. (3) Pembukaan lapangan kerja baru, di bidang kearsipan, teknologi informasi dan pengelolaan arsip digital. (4) Efisiensi kerja dan transparansi publik, (5) Daya tarik investasi teknologi informasi kearsipan, (6) Pemanfaatan lahan pemerintah daerah yang dapat dialihfungsikan sebagai pusat arsip.
Pembangunan PAK tentu tidak hanya sekedar menyiapkan gedung dan ruang simpan arsip tau perankgat keras lainnya. Pembangunan PAK juga harus dibarengi dengan segala kebutuhan perangkat lunak agar PAK dapat berjalan wajar, normal dan meminimalisasi persoalan hukum dikemudian hari. Oleh karena itu agar pembangunan PAK berjalan optimal, pemerintah daerah harus menyiapkan beberapa prasyarat: (1) menyediakan dan membina SDM arsiparis profesional, (2) memperkuat model bisnis berbasis jasa informasi dan penyediaan anggaran inovasi kearsipan secara konsisten, (3) mengelola risiko keamanan informasi, (4) berkompetisi sehat dengan penyedia swasta yang sudah lebih dulu hadir. selain itu, penting juga membangun kerja sama strategis dengan universitas, dan swasta dalam pemanfaatan teknologi digital. Adapun sumber pembiayaan dapat diusahakan melalui skema kerja sama pemerintah dan badan usaha.
Pendirian PAK bukan soal mengatasi problem tumpukan kertas, akan tetapi merupakan langkah visioner membangun ruang peradaban data, dan informasi yang autentik, dan kredibel. PAK adalah investasi untuk transparansi, efisiensi, dan kesejahteraan. PAK membuka jalan baru bagi ekonomi daerah yang berkelanjutan, sembari memperkuat efektifitas, dan akuntabilitas pemerintahan daerah. Sudah saatnya arsip tidak lagi dipandang sebelah mata, tetapi sebagai aset strategis yang berdaya guna tinggi, baik dari sisi ekonomi maupun pelayanan publik. sekaligus menjadi pendorong komitmen pemerintah daerah di Jawa Timur menyediakan pusat arsip non komersial dan depot arsip berstandar nasional. Kearsipan adalah sektor strategis untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan dan sektor swasta yang bersih dan modern. Pemerintah daerah perlu mengubah cara pandangan dari melihat arsip sebagai beban administratif menjadi pemicu solusi dan sumber nilai ekonomi.
————- *** —————-